Собственный опыт: как оно – быть персональным ассистентом в IT-компании

Ольга Константинова
17 Сентябрь 2020

Слышишь «персональный ассистент» – и запахло кофе, копировальной машиной и невероятной скукой. Представляешь себе «перекладывание бумажек», «принеси-подай», «топ-топ-топ-менеджмент», и, собственно говоря, все. В лучшем случае, в памяти всплывает дворецкий Бэрримор и его овсянка. Создается впечатление, что это вакансия на временную подработку для студентов или тупик, ведущий к концу вашей карьерной лестницы.

Меня зовут Оля и я персональный ассистент управляющего партнера в компании Boosta. Я хочу развеять мифы вокруг моей профессии и пролить немного света на то, что значит быть персональным ассистентом управляющего партнера в IT-компании.

Персональный ассистент в ИТ-компании – кто он?

Начну с основного: у меня полное высшее экономическое образование, это не первое мое место работы и не отчаяние. Почти три года назад я решила сделать разворот на 180 градусов и уйти с должности заместителя директора одной компании по управлению активами. На тот момент у меня было 7 лет стажа на фондовом рынке, и ни дня после увольнения не пожалела о своем решении.

Сегодня точно знаю, что такое любить свою работу, находиться в самом центре событий и быть одним из героев экшн-фильма. Просто представьте, что однажды утром у вас появились пары дополнительных рук и ног, и еще одна голова. И вуаля! Теперь вы успеваете делать в два раза больше с тем же энтузиазмом, и даже немного быстрее.

Как выглядят мои задачи?

Будто вы знаете, куда надо прийти, но понятия не имеете, где это и как туда попасть. Надо заметить, что мои задачи почти никогда не повторялись и всегда были в определенной степени вызовом, который заставляет расширять границы возможного. Это необычная и очень креативная работа для тех, кто любит головоломки, не готов пасовать перед трудностями и закрытыми дверями.

Типичный день ассистента в IT:

  • Предложить проект новой лаунж-зоны в офисе и управлять ремонтом.
  • Перенять обязанности начальника службы безопасности на время его отпуска.
  • Исследовать новые ниши и рынки, и представить результаты топ-менеджерам.
  • Провести киберспортивный турнир.
  • Подобрать персонал для запуска нового проекта.
  • Написать несколько статей.
  • Выступить медиатором в конфликте.
  • Принять участие в переговорах с юристами (как в Украине, так и за ее пределами).

Список этот далеко не исчерпывающий, но все же дает представление о том, с чем я сталкиваюсь по работе. За эти почти 3 года я научилась многим вещами, которые считаю полезными и универсальными.

Ежедневно следует:

1. Бороться со “страхом закрытых дверей». Боитесь получить отказ настолько, что решаете и не спрашивать совсем? Это самозащита. Впервые не подфартит, второй раз тоже, зато ощущения от успеха будут, как эйфория. К тому же люди часто и сами рады вам помочь или подсказать, просто не бойтесь спросить.

2. Собирать и хранить информацию о текущих и закрытых проектах в легкодоступном и удобном месте, чтобы всегда была возможность вернуться к любому из них и получить нужную информацию. Просто делайте это. Когда-то такая привычка сэкономит вам много времени.

3. Развивать «толерантность к неопределенности». Она повсюду. Принимая неопределенность и развивая к ней толерантность, будет легче пережить жизненные турбулентности и открыть новые возможности.

4. Использовать метод «рационального фланера». Понятие, введенное Нассимом Талебом, о том, что при реализации проекта перед выполнением каждого следующего шага надо делать поправку на полученную на текущий момент информацию. Благодаря этому вы сможете корректировать и обновлять свой план действий и всегда успевать.

5. Не откладывать неприятные задания. Психика не железная, а нервы не резиновые. Даже если вы откладываете неприятное для вас задача, на подкорке вы все равно продолжаете вспоминать о них, как о неизбежном горе. Это не может подавлять и вгонять в лишний стресс. Если такая задача все же вас настигла, советую попробовать разделить ее на более мелкие шаги или просто переформулировать для себя, чтобы получать ценность от ее реализации.

6. Слышать и давать фидбэк. Выполнение любого задания – это общение, качество которого влияет на результат. Не только слушать, но и услышать, что именно и зачем хочет сказать вам человек – это уже большой шаг. Не менее важно дать понять, как вы собираетесь поступить с полученной информацией.

7. Видеть и развивать свои сильные стороны. Мне всегда нравилось писать, и после погружения в эту тему я с большим удовольствием пишу для своей компании. Попробуйте поискать, что вы умеете и что вам нравится, найдите этому применение уже сейчас – и вы начнете гордиться собой еще чуть больше.

8. Подтягивать слабые стороны. Меня всегда пугали переговоры на любом уровне. Но после курса практических занятий по ведению переговоров стала чувствовать себя гораздо увереннее.

9. Метрики – это лучший аргумент. Большинство проектов и задач могут быть измерены и вычислены, а от того более обоснованы. Поэтому если вы в чем-то сомневаетесь или ищете аргументы «за» и «против», скорее всего этот вопрос можно перевести в цифры и принять решение гораздо быстрее.

10. Не опускать руки. Это наиболее стандартный, но важный совет из всех, что я могу дать. Чем бы вы ни занимались, еще никто не рождался с умением делать все идеально с первого раза. Ну, и все мы помним, что Томас Эдисон сделал 10000 экспериментов, чтобы на 10001 добиться желаемого результата – рабочего прототипа лампы накаливания.

11. Не будьте чужим среди своих. Вам предстоит освоить профессиональный жаргон. Ведь на работе вы должны понимать собеседника без переводчика и отвечать на понятном ему языке. Первые рабочие дни казались мне заграничной командировкой: понимаю только местоимения, частицы и эмоциональную окраску. Поэтому я взялась за книги, посещение семинаров и тематических мастер-классов. Agile, scrum, waterfall, SEO лились на меня потоком. Но обновив свой словарный запас и пошагово разбираясь в новой сфере, я наконец стала чувствовать себя «местной». Пожалуй, это было самым сложным испытанием: не только стать частью слаженного механизма, но и занять в нем свое место.

И напоследок, всегда есть чему учиться. Чтобы оставаться в курсе событий и не выпадать из колеи, нужно постоянно работать над собой. И этот процесс на самом деле бесконечен. Однако чем бы вы ни занимались, будете это делать с большей эффективностью, если оно вам действительно нравится. Если же вы перестаете получать удовольствие от работы, не бойтесь изменить свою жизнь и заняться чем-то новым.

Оставьте ответ

Ваш электронный адрес не будет опубликован.